Hantera handlingar

Du ska spara och arkivera alla verifikationer, kvitton och andra handlingar som gäller förvaltningen av din huvudmans eller ditt barns inkomster, utgifter, tillgångar och liknande i tio år.

Handlingarna ska förvaras på ett sådant sätt och i sådan ordning att det är lätt att ta fram i fall någon behöver kontrollera dem. Tänk på att du är skyldig att när som helst lämna uppgifter till överförmyndarkansliet om hur du utför uppdraget.

Att överförmyndarkansliet har granskat och godkänt årsräkningen eller sluträkningen innebär inte att dessa handlingar kan kastas.

När uppdraget upphör ska du som  ställföreträdare genast lämna över tillgångarna (kontanter, bankböcker, nycklar) till den som ska ha dem. Det kan vara en efterträdare, ett dödsbo eller personen själv.

Du ska spara verifikationer, kvitton och andra handlingar som gäller förvaltningen till dess att tiden för att väcka talan om skadestånd går ut, tre år efter att handlingarna tagits emot av behörig mottagare. Tre år efter det att Överförmyndarnämnden lämnat över redovisningshandlingarna ska verifikationer och kvitton lämnas över till den som är behörig.

Efter att sluträkningen har granskats överlämnar Överförmyndarnämnden förteckning, samtliga årsräkningar och sluträkning till den som är behörig att ta emot dessa.

Den som mottar redovisningshandlingarna ges därmed möjlighet att gå igenom dessa. Som ställföreträdare är du skyldig att hålla räkenskaper och övriga handlingar som rör förvaltningen tillgängliga för granskning.

Du ska behålla alla handlingar i tre år efter att ditt uppdrag upphört.

Om någon behöver se handlingarna, exempelvis verifikationer, för att kontrollera något innan du ska lämna över dem i sin helhet, så visar du handlingarna eller ger kopior till den som har rätt till det.

De som har rätt att se handlingarna är:

• Den som haft god man, om ställföreträdarskapet har upphört.
• Ny ställföreträdare (god man/förvaltare/ förordnad förmyndare) vid byte av ställföreträdare.
• Dödsboet om huvudmannen har avlidit.

När tre år har gått ska du som ställföreträdare lämna över handlingarna till den som är behörig att ta emot dem. Du ska lämna över handlingar till:

• Den som haft god man, om ställföreträdarskapet har upphört.
• Ny ställföreträdare (god man/förvaltare/ förordnad förmyndare) vid byte av ställföreträdare.
• Dödsboet om huvudmannen har avlidit.

Sedan tiden för att väcka talan har gått ut - tre år efter att behörig person har tagit emot handlingarna - eller om det finns en dom i ersättningsfrågan som vunnit laga kraft, ska räkenskaper och övriga handlingar som rör förvaltningen lämnas över till den som är behörig att ta emot redovisning över förvaltningen.

Om du inte vet när handlingarna mottagits av den som är behörig att få dem, går det bra att kontakta Överförmyndarkansliet och fråga.

Om någon som granskar hur du förvaltat huvudmannens eller barnets egendom anser att du har misskött uppdraget har de tre år på sig, från det att de fick redovisningarna, att väcka talan om skadestånd vid tingsrätten. Därför skickar Överförmyndarkansliet ut redovisningshandlingar med delgivningskvitto, och från det datum som handlingarna har mottagits börjar de tre åren räknas.

Treårsgränsen gäller inte om någon har gjort något brottsligt, som t.ex. att medvetet förskingra pengar. I dessa fall är preskriptionstid 10 år.

Sedan tiden för att väcka talan har gått ut eller om det finns en dom i ersättningsfrågan som vunnit laga kraft, ska räkenskaper och övriga handlingar som rör förvaltningen lämnas över till den som är behörig att ta emot redovisning över förvaltningen.