Arkivvård hos kommunala bolag

En eller flera arkivredogörare ska utses. Som arkivredogörare samarbetar du med Stadsarkivet i arkivfrågorna.

Läs mer om arkivansvarig och arkivredogörare.

Den information/de handlingar som uppkommer i verksamheten hör till bolagets arkiv. Både analoga handlingar och digital information i olika system. Handlingarna i bolagets arkiv är allmänna handlingar.

Läs mer om allmänna handlingar hos kommunala bolag. Pdf, 138.5 kB. (Pdf, 138.5 kB)

Bolagen i Örebro kommun registrerar allmänna handlingar eftersom de enligt lag ska hållas ordnade. Det underlättar också vårt arbete när handlingarna är tillgängliga och sökbara.

Du registrerar de allmänna handlingar du jobbar med eftersom de enligt lag ska hållas ordnade och för att vi ska kunna efterleva offentlighetsprincipen. Genom att vi har ordning på våra allmänna handlingar vet vi också vilka handlingar som ska bevaras och senare levereras till Stadsarkivet. Vi effektiviserar dessutom vårt eget arbete när handlingarna är tillgängliga och sökbara.

Ett diarium ska innehålla:​
1. datum då handlingen kom in eller upprättades,​
2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen,​
3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och​
4. i korthet vad handlingen rör (OSL kap 5)​

Bolaget kan ordna sitt arkiv genom att:

1. Inventera samtliga arkivhandlingar.
2. Avgränsa arkivet, fastställ vilka handlingar som skall bevaras och vilka som ska gallras (regler om bevarande och gallring står i arkiveringsplanen).
   
   Placera bevarandehandlingarna för sig och handlingar som ska gallras för sig. Markera vad som ska gallras och när det ska gallras (gallringsfristerna står i arkiveringsplanen).
   
   Dokument/information som inte är allmänna handlingar ska rensas ut. Ta bort handlingar av kortfristigt intresse samt kopior. I pappershandlingar ska gem, plastfickor etc. avlägsnas.
   
   Rensningen skall utföras av person med kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet, normalt den som handlagt ärendet. Med fördel sker denna så kallade aktrensning i samband med att ärendet eller projektet avslutas.
3. Lägga arkivhandlingarna i förvaringsenheter.
   
   Pappershandlingar kan ordnas i arkivkartonger redan vid aktrensning i samband med att de placeras i närarkivet. Då rensar och ordnar man kontinuerligt, så snart originalhandlingen inte behövs användas ute i verksamheten. Exempelvis så snart ett projekt är avslutat eller ett styrelsemötesprotokoll expedierat.
   
   Annars kan bolaget utföra detta arbete i samband med leverans till Stadsarkivet.
   Läs mer om arkivering och leverans av pappershandlingar.
   
   För digitala dokument som inte hör till något system används samma princip. Rensa och särskilj bevarandehandlingar från gallringshandlingarna. Markera när gallring av mapparna med gallringsbara handlingar ska ske.
   Läs mer om arkivering och leverans av digital information.
   

De av Riksarkivet utfärdade föreskrifterna, allmänna råden och tekniska kraven tjänar som norm.

Föreskrifterna gäller de delar av bolagets arkiv som skall bevaras för framtiden eller av sekretesskäl kräver särskilda förvaringsåtgärder. Bolaget ansvarar också för att handlingar som ska gallras framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs, oavsett media.

Skrivarpapper, -bläck och pennor som används till dokument som ska bevaras måste hålla arkivstandard. Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”.

Digitala filer ska sparas i arkivbeständiga format.

Läs mer om arkivering av digitala dokument.

Arkivbeskrivningen visar om vilka slag av handlingar som kan finnas i bolagets arkiv och hur arkivet är organiserat. Beskrivningen skall vara kortfattad och uppställd på ett sätt som gör den lättförståelig.

Arkivbeskrivningen skall visa myndigheternas arbetsuppgifter och organisation, arkivets struktur, samt vilka gallringsregler som tillämpas. Arkivbeskrivningen skall också upplysa om vem eller vilka personer som ansvarar för myndighetens arkivvård.

Beskrivningen skall uppdateras årligen, genom att fylla i arkivbeskrivningsformuläret och skicka in till stadsarkivet.
Länk till arkivbeskrivningsformulär. Doc, 71 kB. (Doc, 71 kB)

Arkivförteckningen är en systematisk redovisning, en innehållsförteckning, över de allmänna handlingarna hos bolaget. Alla bevarandehandlingar, oavsett media, ska tas med. Syftet med förteckningen är att möjliggöra för återsökning i arkivmaterialet som förvaras hos bolaget.

När stadsarkivet efter genomförd leverans har övertagit vården av arkivet kommer stadsarkivet upprätta en arkivförteckning över det bevarandematerial som finns slutarkiverat. Dessa arkivförteckningar publiceras på stadsarkivets hemsida.

Läs mer om arkivförteckningarna över stadsarkivets material.

Den kommungemensamma arkiveringsplanen beskriver de allmänna handlingarna oavsett media. Arkiveringsplanen fastställer bevarande/ gallringsnivåerna per verksamhetsområde och verksamhetssystem. Planen fastställs av arkivmyndigheten.

Bolagen har skyldighet att fortlöpande meddela stadsarkivet om handlingstyper tillkommer, upphör eller omfattas av ändrade lagkrav. Detta görs genom att fylla i formuläret Förslag till KA och skicka in till stadsarkivet.
Läs mer om den kommungemensamma arkiveringsplanen.
Länk till Förslag till KA. Pdf, 96.5 kB. (Pdf, 96.5 kB)

Som exempel: ha närarkivet låst, sekretssbelagda handlingar i arkivskåp, ha säkrade servrar och begränsa åtkomsten till system.

Syftet med gallringen är att begränsa tillväxten av de allmänna handlingarna, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. Gallring skall alltid dokumenteras.
Läs mer om gallring av pappershandlingar.
Läs mer om gallring av digital information.

Slutlig förvaring av mottaget arkivmaterial oavsett media skall ske på Stadsarkivet.

Stadsarkivet mottar handlingar som enligt fastställd kommungemensam arkiveringsplan ska bevaras för framtiden.

Arkivleverans får ske först efter överenskommelse med Stadsarkivet. Vid överlämnandet till Stadsarkivet skall handlingarna vara rensade och ordnade efter Stadsarkivets anvisningar.
Läs instruktioner för leverans av arkiv.