Här delar objektspecialisterna sina Office 365-kunskaper

Under våren har Martin Tesell och Martin Frisén på KOD-center arbetat som objektspecialister för Office 365, Microsofts molnbaserade prenumerationstjänst som Örebro kommun satsar stort på i det pågående digitaliseringsarbetet. För att dela med sig av sina kunskaper har Martin och Martin arrangerat ett antal fortbildningstillfällen under våren. Vi var med på en av träffarna, då Microsoft Teams stod i fokus.

Martin Tesell och Martin Frisén framme vid tavlan.

Fortbildning pågår! Martin Tesell går igenom menystrykturen i Microsoft Teams.

KOD-centers uppdrag riktar sig till pedagoger i grundskolan, men tanken på sikt är att all personal i Örebro kommun ska nyttja Office 365 i tjänsten. Därför riktar sig vårens utbildningsinsats i första hand till de lärspridare som finns runtom på stadens grundskolor. Dessa har i sin tur i uppdrag att sprida kunskapen vidare till sina kollegor, och då inte bara lärare.

På plats för dagen är lärspridare från Svea- och Sörbyängsskolan.

#sluta_mejla_internt

Martin Tesell ger oss bakgrunden:

Anledningen till att vi erbjuder Teams som en av våra delkurser är att det är beslutat att vi ska sluta med intern e-post i Örebro kommun. Vi ska istället använda andra kommunikationsytor, och då är Teams den absolut bästa yta som vi har tillgång till för att internt kommunicera.

Det handlar med andra ord inte om något ’roligt påhitt’ från teknikglada entusiaster, utan om riktlinjer uppifrån.

Som ett led i strategin "digitalt först" aviserade nämligen kommunledningen tidigare i år överenskommelsen #sluta_mejla_internt, i vilken man kan läsa följande:

Kommunledningen har kommit överens om en viljeriktning om att i så hög grad som möjligt, sluta mejla internt och att stödja chefer och medarbetare i sina organisationer att göra detsamma.

Det digitala navet i Office 365

I korthet kan Microsoft Teams beskrivas som en plattform för samarbete, ett nav för de olika digitala resurser som ingår i Office 365-prenumerationen. Med Teams kan användarna – inom arbetslaget, ledningsgruppen, utvecklingsprojektet, etcetera – snabbt och enkelt samarbeta digitalt, i gemensamma filer, konversationer, chattar och möten.

För varje team man skapar, skapas samtidigt en gemensam samlingsplats på OneDrive, på Microsoft-språk en så kallad Sharepoint. Alla dokument som sparas på den platsen blir automatiskt åtkomliga för alla personer i teamet.

Lite motsvarande filmappen G, som de flesta kommunanställda är bekanta med.

I varje team kan man därefter lägga till valfritt antal kanaler för olika saker som är relevanta för verksamheten – ärenden, projekt, och så vidare. Som medlem i ett team kan du sedan följa de kanaler som du är berörd av och därigenom ta del av och bidra till de konversationer som där äger rum.

Låter det krångligt? Kanske till en början. Men du kommer snart märka att det faktiskt är ganska smidigt, när du väl lärt dig hur allting hänger ihop!

Martin och Martin lotsar oss genom detta, steg för steg.

Upplägget för dagen

Inledningsvis får vi en systematisk genomgång av menystrukturen i Teams. Martin Tesell visar, pekar och demonstrerar. Martin Frisén flikar in och förklarar ytterligare med jämna mellanrum.

De är en samspelt duo.

Under genomgången får vi bland annat lära oss skillnaden mellan konversationer och chattar, där konversationer förs i en kanal – publikt för alla i teamet som följer den aktuella kanalen – och chattar är något som enskilda användare själva skapar efter behov.

Det är alltså chatt-funktionen i Teams som mest liknar traditionell mejlkorrespondens.

Alla anställda i Örebro kommun är automatiskt sökbara i Teams-chatten. Det blir därför lätt att skicka meddelanden, dela filer och ha möten med varandra inom organisationen oberoende av var man befinner sig.

Planner: en digital att-göra-lista

Vi bjuds också på en demonstration av Planner, en av ett flertal appar som Teams erbjuder och som närmast kan beskrivas som en digital att-göra-lista.

I Planner går det att skapa och tilldela olika uppgifter till teamets medlemmar. Påminnelser skickas sedan ut automatiskt till de ansvariga personerna – ironiskt nog per mejl – och statistik kan lätt genereras i efterhand. På så sätt blir det lätt att dela på ansvaret och hålla koll på vem som gör vad inom teamet.

Fördel att ha allt på ett ställe

En övergripande finess som lyfts fram är hur Teams underlättar för användaren att ha koll på sitt digitala arbetsflöde.

– Man behöver aldrig lämna Teams, utan allt är ju samlat. Det är det som är så bra. Med en enda programvara kommer man åt allt i Office 365, sin kalender och sin OneDrive, säger Martin Frisén.

Han tillägger:

– Allt i Teams är dessutom sökbart, vilket är bra inte minst för den som är nyanställd och behöver få överblick. Och eftersom systemet är så transparent blir det också enkelt för rektorer att följa arbetet på skolan och ge återkoppling.

Martin Frisén och Martin Tesell, objektspecialister, Office 365.

Martin Frisén och Martin Tesell, objektspecialister, Office 365.

Avslappnat och lärorikt

Det märks att objektspecialisterna är trygga i sitt uppdrag. Tonen är avslappnad och det ges gott om utrymme för alla spontana frågor som dyker upp från deltagarna.

Under slutet av förmiddagen får kursdeltagarna själva prova på de olika funktionerna i Teams, med möjlighet till enskild handledning.

Vi passar då på att ställa ett par frågor till Martin Frisén:

Vilka reaktioner har ni hittills fått på O365-utbildningarna?

– Vi får väldigt positiva reaktioner efter varje kurs. Alla är supernöjda.

Vilken är den största missuppfattningen om Office 365?

– Man förstår kanske inte alltid att det är online, och att man har tillgång till alla saker var man än är, oavsett vilken maskin man har tillgång till. Du kan sitta i Japan och logga in, och ha tillgång till allt material eftersom det ligger online.

Han fortsätter:

– Förut sparade man filerna på sin fysiska hårddisk och glömde du då jobbdatorn hemma så hade du inte med dig alla grejerna. Och när vi sparade på G- och H-katalogen kom man inte åt det hemifrån heller. Nu kan du jobba var du vill, till och med i mobilen. Du har alltid dina grejer åtkomliga. Det behövs bara en dator och uppkoppling.

Del två av tre

Detta är KOD-centers andra delkurs om Office 365. Delkurs ett handlade om OneDrive och hur man flyttar filer från sin H-katalog.

Och faktum är att det finns planer för en tredje delkurs till hösten.

Då kommer fokus att ligga på hur man kan arbeta pedagogiskt med Microsofts programvara.

– Hur man delar filer och samarbetar i dokument, hur man kan arbeta med Paint 3D och Minecraft och hur man gör formulär som eleverna kan svara på, berättar Martin.

Tre pedagoger från Sveaskolan: Berit Hellström, Emma Björkvall och Micael Edberg.

Berit Hellström, Emma Björkvall och Micael Edberg, Sveaskolan, utforskar tillsammans möjligheterna i Microsoft Teams

Så tycker kursdeltagarna

Avslutningsvis pratar vi lite med tre lärare från Sveaskolan och frågar om de är nöjda med utbildningen.

– Absolut! svarar alla med en röst.

– Nu blir det lättare för oss att övertyga de andra om att det här funkar, när vi kan och förstår det lite bättre själva, säger Emma Björkvall.

Micael Edberg tror på Microsoft Teams som kommunikationsverktyg:

– Kommunen tar ju bort alla administrativa stationära datorer, men vi har resurspersonal, elevassistenter och vaktmästare på skolan som inte har egna datorer i tjänsten. Men alla har en mobil! Då blir Teams ett jättebra tillskott, säger han.

Inspirerade av den här utbildningsdagen vill Sveaskolans representanter nu komma igång med Teams fullt ut.

– Vi har precis lagt till all personal på skolan i ett nytt team, säger Micael.

– Till hösten ska vi försöka komma igång helt med Teams, säger Berit Hellström.

– Jag tycker det är jättebra att man ska slippa mejlen, det är väldigt positivt, säger Emma.

Micael berättar hur han som bäst håller på att rensa Sveaskolans G-mapp, en förberedande åtgärd inför Örebro kommuns planerade avveckling av alla G-, H- och S-mappar.

– Jag sparar det som kan vara användbart i en mapp i Teams istället. Den ska få heta "G-kolon", säger han.

– G som i Gammalt, avslutar Emma och skrattar.

/Jonas Gunnarsson, Pedagog Örebro

Senast uppdaterad: 12 juni 2019

Publicerad: 12 juni 2019
Hade du nytta av innehållet på den här sidan?