Webbriktlinjer för extrawebbar
Webbriktlinjer för extrawebbar gäller för de webbplatser som ingår i konceptet extrawebb, webbplatser med egen inriktning som besöksmål, sakfrågor och liknande.
Syfte och effektmål
Extrawebbarna ingår i den externa serviceytan och är kanaler för att ge medborgare, företag, turister eller andra intressenter tillgång till information från Örebro kommun som inte ingår i kommunens grundservice. Extrawebbar möjliggör också för kommunens verksamheter att kommunicera med målgrupper som antingen inte är prioriterade i effektkartan för kommunens externa webbplats orebro.se Pdf, 97.6 kB. eller på grund av tekniska begränsningar inte kan använda intranätet. Det kan vara samarbeten med externa parter, information som handlar om kommunens arbetssätt, eller kommunikation med potentiella leverantörer till kommunen. En extrawebb ska dock inte innehålla sådant som är grundservice till kommuninvånarna enligt effektkartan.
Målgrupper
Extrawebbarnas målgrupper varierar från webbplats till webbplats. Det kan vara allt från företag som är intresserade av att etablera sig i Örebro kommun, kulturproducenter till föräldrar till elever som vill studera på kulturskola eller turister intresserade av öppettider. Det handlar framförallt om fördjupad sakinformation, utrymme för kampanjer och projekt där det finns ett behov av att presentera ett uppdrag och göra resultat åtkomligt för andra.
Spanaren
Vill veta hur kommunen jobbar med en specifik fråga som hen är yrkesverksam inom. Hen vet inte alltid exakt vad den letar efter. Organisation kan vara relevant, men hen ska inte behöva veta vilken förvaltning som jobbar med frågan. Vill ha kontaktinformation till ansvarig på kommunen.
Vill kunna prenumerera på informationen. Vill kunna ta del av styrande dokument i ämnet. Vill veta vad som är nytt sedan senast. Vill kunna ställa frågor och dela informationen med andra.
Vill känna att de via webben får en god inblick i hur Örebro kommun jobbar med en specifik fråga och möjlighet att ta del av goda exempel och fördjupande dokument/presentationer och ta personlig kontakt.
Engagerad och delaktig
Privatperson vars begiv mestadels tillgodoses på orebro.se, börjar leta där eller har sakkunskaper. Vill ha insyn i kommunens beslutsprocesser (innan, under och efter) och finanser. Vill även ha fördjupad information och möjlighet att ställa frågor och kommentera. Möjlighet att se i vilket område kommunen verkar geografiskt. Vill påverka och hjälpa till
. Vill känna att de har fått en heltäckande bild av hur kommunen hanterar en specifik fråga (själva eller i samarbete med andra) och ha fått möjligheten att föra fram sina åsikter.
Projektdeltagaren/nätverkaren
Jobbar oftast inte inom kommunen. Ingår i ett projekt eller nätverk som kommunen är del av och ansvarar för.
Vill veta vad som pågår i projektet. Ta del av dokument kring projektet: dagordningar, minnesanteckningar, kalendarium, planer, förarbeten, presentationer m.m.
Vill snabbt och enkelt hitta till informationen. Vill ibland kunna dela informationen med andra. Vill känna att projektet framställs på ett korrekt, tilltalande sätt och känna sig välinformerade och trygg med att alla information som berör dem finns här.
Granskaren
Vill veta hur kommunen jobbar i en viss fråga. Vad händer? Vad har gjorts? Är ofta journalist, student eller forskare. Behöver informationen i sin yrkesroll. Vill vidareutnyttja informationen. Vill kunna analysera och få bakgrund.
Innehållet ska vara tillgängligt snabbt och enkelt: Behov att känna att man tagit del av allt som finns. Sökbarhet viktig. Ledord, presentationer och bilder/grafik är viktigt. Behov att veta vilka handlingar som finns. Kontaktinformation för citat eller intervju. Vill känna att detta är en utmärkt källa till information.
Leverantören/utföraren
Företagare som är en leverantör utsedd av kommunen. Vill kunna leva upp till avtalet med Örebro kommun. Ta del av krav (dokument). Rapportera in frågor/ärenden. Ta del av nyheter som berör relationen. Vill veta om något har förändrats. Vill se kontaktinformation. Vill känna sig trygga med att de har aktuell information och inte behöver flera olika informationsvägar.
Blivande leverantör/utförare
Företagare som är intresserad av att leverera tjänster till brukare som av kommunen godkänd leverantör. Vill veta hur det fungerar att vara leverantör via kommunen, hur ansökningsprocessen ser ut, hur lång tid det tar, hur ersättningsmodellen ser ut. Vill se vilka som redan är leverantör. Vill veta hur kundunderlaget ser ut. Vill kunna få reda på vilka skyldigheter/förmåner som är förknippade med att vara leverantör.
Vill enkelt kunna ansöka och få information under handläggningstiden och när ansökan är godkänd. Vill veta kontaktinformation. Vill veta när (och hur) de kan börja marknadsföra och titulera sig som kommungodkända leverantörer.
Vill känna sig trygga med hur de ska bete sig och vad de kan förvänta sig.
Kontrollanten
Arbetar på myndighet. Vill kontrollera att kommunen lever upp till sina åtaganden. Exempel är EU-pengar som villkoras med att information om verksamheten ska finnas på webben. Vill ta del av redovisningar. Ska få en länk skickad till sig. Vill känna sig tillfreds med att kommunen har uppfyllt sina åtaganden.
Jobbsökaren
Privatperson som är intresserad av att jobba på kommunen. Vill veta mer om hur vi jobbar med en viss fråga/visst område. Vill veta hur det fungerar inom ett visst yrkesområde inom kommunen (organisation, antal chefer). Ta del av lönestatistik, jobbförmåner. Vill se lediga jobb. Vill veta vilken service (skola/omsorg) kommunen erbjuder när det blir aktuellt att flytta hit. Även staden Örebros utbud. Nyinflyttadinformation. Snabbt och enkelt se utbud utifrån livssituation. Lediga bostäder/tomter. Vill känna att de har fått en god bild av kommunen som arbetsgivare och sugen att söka jobb inom kommunen och flytta hit.
Kunden
Privatperson (eller anhörig till) som har valt kommunen som leverantör av service/tjänster. Vill ta del av information som berör kunden (t.ex. matsedlar). Fördjupad information om organisationen som är jämförbar med andra leverantörer som inte omfattas av jämförelseverktyget. Kontaktinformation är viktig. Se upparbetade kostnader. Göra förändringar av tjänsten, tilläggsbeställningar, uppsägning. Vill känna att den har god insyn i kommunen som leverantör och hur den kan göra för att ändra eller lägga till beställning.
Dataanvändaren
Privatperson eller företagare. Ska ha möjlighet att förädla kommunens datamängder och exempelvis kunna bygga tjänster på den. Vill veta vilken data som finns tillgänglig och använda den. Vidareförädling. Vill lämna önskemål på ny data eller teknik för leverans. Vill kunna ställa frågor kring datakällorna. Vill känna att den har fått överblick över vad för data som finns att tillgå i kommunen och planerna framöver.
Politikern (ny politiker)
Har nyligen fått ett politiskt uppdrag. Vill veta vilka rättigheter, skyldigheter man har. Vill lätt och enkelt rapportera tid, förlorad arbetsinkomst, göra sin administration, ändra kontaktuppgifter. Vill känna sig trygg och omhändertagen i sin nya roll och veta vad som förväntas och vad man ska/kan göra.
Roller och ansvar
Verksamheternas ansvar
Verksamheterna publicerar själva alternativt överlåter publicering till webbredaktionen.
Om en verksamhet ska ha en extrawebb ska även en ansvarig publicerare utses från verksamheten alternativt så sköter webbredaktionen publiceringen efter överenskommelse. Om webbredaktionen publicerar ska verksamheten utse en ansvarig kontaktperson och informationsägare för extrawebben.
Central webbredaktion
Ansvarar för:
- Samordning (redaktörsskap)
Kommunikationsfunktionen samordnar utbildning, följer upp hur webbriktlinjerna följs, informerar om nya funktioner och uppdateringar. - Övergripande ansvar för innehåll, språk, struktur, design och grafisk form
- Övergripande utveckling för ny funktionalitet
- Behörigheter (tilldelning)
- Utbildning och support
- Statistik och uppföljning
- Central gallring och avpublicering av gamla nyheter och puffar
Publicerare i verksamhet
För att ta ett publiceraruppdrag ska publiceraren uppfylla dessa kriterier:
- Vara anställd i Örebro kommun.
- Ha god datorvana och vara en duktig skribent.
- Gå en utbildning i webbpublicering.
- Ha kunskap om och hålla sig uppdaterad om kommunens webbriktlinjer, skrivregler, informations- och säkerhetspolicy samt gällande lagstiftning.
Publicerare går igenom webbplatsens fil- och bildarkiv minst en gång per halvår. Vid genomgången ska inaktuella nyheter avpubliceras och inaktuella filer och bilder som inte används på någon sida tas bort.
Om en person inte längre ska ha uppdraget som publicerare eller byter arbetsplats, ansvarar hens chef för att informera kommunikationsfunktionen.
I övrigt gäller de regler som finns i webbriktlinjer för alla webbplatser under "ansvar".
Verksamheterna finansierar större utvecklingar som är verksamhetsspecifika.
Om verksamheten önskar en viss funktion, modul eller integration som är verksamhetsspecifik så finansierar verksamheten själv den funktionen. Utveckling av funktion för en extrawebb ska alltid föregås av diskussion med kommunikationsfunktionen som har rätt att lägga in sitt veto om utvecklingen kräver nya mallar eller ett för stort avsteg mot hur extrawebbarna ser ut eller fungerar.
Beställning till webbutvecklare sker av systemförvaltare för webb eller webbstrateg.
Innehåll
En generell regel är att materialet på sidorna på webben handlar om kommunens verksamhet och har ett tydligt intresse för målgrupperna. Innehållet ska vara aktuellt och uppdaterat. För att säkerställa detta ska ansvarig verksamhet gå igenom alla sidor och webbplatsens fil- och bildarkiv minst en gång per halvår. Vid genomgången ska inaktuella sidor/nyheter avpubliceras, information uppdateras vid behov, inaktuella filer och bilder som inte används på någon sida tas bort.
Grundläggande information
På alla webbplatser finns information och kontaktuppgifter till innehållsansvarig. Om extrawebben tillhör ett besöksmål, som Örebro konsthall, Bio Roxy, Wadköping eller liknande ska öppettider samt eventuella avgifter anges på webbplatsen.
Nyheter
Nyheterna ska vara anpassade till målgruppen och likt all information utgå från vad besökare vill veta och inte vad verksamheten vill berätta.
Skriva för webb
Språket ska vara begripligt och konsekvent. Ett enkelt och begripligt språk innebär att webben blir användbar och möjlig att ta del av för målgrupperna. Att skriva för webb ingår i Att skriva i tjänsten – riktlinjer för Örebro kommun.
Tillgänglighet och lagar
Som offentlig myndighet är kommunen enligt lag skyldig att ha hög tillgänglighet på sina webbplatser. Det innebär att vi ska göra allt vi kan för att säkerställa att användarna kan ta del av och förstå innehållet, oberoende av utrustning, webbläsare och hjälpmedel.
Kommunens webbplatser ska följa standarder och vara byggda utifrån gällande lagstiftning och rekommendationer inom webb, tillgänglighet och informationssäkerhet.
Örebro kommun följer:
- De nationella webbriktlinjerna
- Tillgänglighetlagstiftning
- Dataskyddsförordningen
- Informationssäkerhet:
För att säkerställa tillgänglighet valideringstestar vi regelbundet våra webbplatser.
Registrering av personuppgifter
Om vi samlar in personuppgifter för hantering i register, ska vi i anslutning till det på webben, beskriva vilka typer av uppgifter som lagras, syften, användningsområden och i vilka fall informationen samkörs med andra register. Användaren ska ha möjlighet att aktivt godkänna användningen av uppgifterna för ändamålet.
Exempelvis anmälan till kurs eller e-tjänst, medborgardialog, enkäter.
Målgruppsanpassning
Vi utgår från behovet hos målgrupperna/användarna när vi tar fram innehåll och bygger funktioner och informationsstrukturer. Användarbehovet har vi tagit reda på genom effektkarta och regelbunden uppföljning av användning av webbplatserna.
Målgruppernas behov styr hur webbplatserna ska fungera och vad de ska innehålla.
På webbplatsen ska det alltid tydligt framgå vem/vilka som är avsändare och det ska finnas kontaktuppgifter.
Designprinciper
Vi följer Designprinciper för offentliga digitala tjänster
som ursprungligen tagits fram av brittiska regeringen.
Grafisk webbmanual
Grafiska webbmanualer finns för alla våra webbplatser. Dessa används framför allt vid utveckling av ny funktionalitet.
Kontakta webbstrateg via Kommunsupport om du önskar ta del av grafisk webbmanual för någon av våra webbplatser.
Webbadresser – URL
URL för sidor på orebro.se, fördjupning, extrawebbar och skolwebbar: www.orebro.se/sidnamn
Örebro kommun använder URL som är beskrivande, då det ger högre sökbarhet.
Direktadresser
Webbstrateg/webbredaktör fattar beslut om direktadress. Varje direktadress ska ha en person som ansvarar för adressen, tillika för innehållet på sidan.
Direktadress kan användas när det finns ett tydligt syfte och behov av en enkel adress till sidan eller visst innehåll på en sida. Exempel på när det kan vara lämpligt med en direktadress är när det finns behov av att
- aktivt jobba med ett budskap till en riktad målgrupp, t.ex. en mässa.
- hänvisa till en webbsida för mer information i t.ex. ett dokument eller sociala medier.
En direktadress förutsätter en regelbunden kontakt med besökare/målgrupp och marknadsföring av själva adressen.
Om en direktadress med å, ä eller ö önskas så ska det alltid finnas en alternativ adress utan å, ä, ö.
Struktur
Informationen struktureras efter informationsbehovet hos besökarna. Det som är viktigast, mest efterfrågat och mest använt av de flesta ska vara enklast att hitta och utföra på webbplatserna.
- Besökaren ska inte behöva känna till kommunens organisation och verksamhet för att hitta den information den behöver.
- Strukturen ska vara konsekvent för att underlätta för besökaren.
- Samma information ska endast finnas publicerad (lagrad) på ett ställe (men kan synas på fler ställen).
Bilder
De bilder som används ska vara av hög kvalité och tillföra något till sammanhanget. Det kan handla om att visualisera en fråga, skapa en särskild stämning eller att bekräfta besökarens kunskap (att det är just den skolan, eller platsen).
Örebro kommun ska ha rättighet att publicera de bilder som vi lägger ut. Publicera ingen bild utan att säkerställa att de som är med på bilden har gett skriftligt samtycke.
Bilder ska publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.
Dokument
Överväg om innehållet kan publiceras på annat sätt än som dokument. Dokument i andra format än HTML försvårar åtkomsten till informationen eftersom det ofta krävs extra programvara för att komma åt den.
Kommunens webbplatser ska vara åtkomliga med program som inte kostar något eller tvingar användaren att använda en viss datorplattform (öppna standarder). Om möjligt bör dokument utformas så att de enkelt kan läsas på skärm (behovet av utskrifter minimeras).
De dokument som publiceras ska vara tillgängliga enligt webbmanual.
Video/rörlig bild
Alla filmer ska vara textade. Se mer information i webbmanualen.
Rekommendationen är att alltid erbjuda ett alternativ till videon i text.
Filmer ska vara strömmade och som användare ska man inte tvingas att ladda ner ett insticksprogram för att ta del av innehållet.
Publicera ingen film utan att säkerställa att dem som är med i filmen har godkänt publicering. Det ska också finnas dokumenterat.
Videor publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.
Karta
Vi använder kartan för att visualisera olika former av innehåll. Kartor används med fördel för att visa geografisk utbredning eller förekomst av olika tjänster och service.
Webbredaktionen avgör vilka olika kartlager som ska finnas.
Inbäddad karta används med fördel på enskilda sidor där det finns intresse av att veta geografisk placering, exempelvis vart en skola eller ett boende finns.
Översättningar till andra språk
Finns behov av kvalitetssäkrad översättning av innehållet sker det i samverkan med kommunikationsfunktionen och finansieras av verksamheten.
Krisinformation
Vid en allvarlig händelse (kris/katastrof) alternativt vid förebyggande arbete för att undvika en allvarlig händelse används en krisinformationsfunktion som syns på samtliga sidor på webbplatsen. Den kopplas till en krisnyhet som sedan används under den tid krisen pågår och uppdateras genom att ny kvalitetssäkrad information om händelsen noteras högst upp i nyheten med nytt datum/ny tid.
Sökbarhet
God sökbarhet är en mycket viktig del för att användarna snabbt och enkelt ska hitta det de är ute efter. Innehållet optimeras för att det ska ge relevanta sökträffar i interna och externa sökmotorer, läs mer i webbmanualen.
Samarbeten och reklam
Vid samarbeten med andra aktörer kring innehåll på våra webbplatser ska det alltid finnas ett huvudansvar för publicering hos någon anställd inom Örebro kommun.
På våra webbplatser länkar vi inte till kommersiella aktörer i reklamsyfte. Om vi länkar till kommersiella aktörer görs det utifrån ett innehåll som vi vet att våra användare har nytta av och förväntar sig hitta via oss – exempelvis externa utförare av service, tjänster eller liknande.
E-tjänster
Med e-tjänster menas de digitala tjänster som finns åtkomliga på våra webbplatser eller som vi länkar vidare till (där Örebro kommun är avsändare).
Krav:
- Det ska tydligt framgå att det är Örebro kommun som är avsändare och det ska i sidhuvud eller sidfot finnas länk till den av våra webbplatser som e-tjänsten utgår från.
- E-tjänsterna ska följa lagstiftning kring tillgänglighet, användbarhet och säkerhet.
- E-tjänsterna ska fungera responsivt.
- E-tjänsterna ska klara kommunens mål kring validering, nedladdningstid (page speed).
- E-tjänsterna ska ha ett begripligt språk.
- Det ska gå att ångra, korrigera eller få bekräftat de transaktioner som görs inom e-tjänsten.
- Det ska gå att lämna återkoppling om e-tjänsten.
- Det ska finnas kontaktuppgifter vid eventuella frågor.
Integrationer av andra system
Integrationer ska följa IS/IT-kraven samt Vägledning för webbutveckling.
Vid integrationer ansvarar respektive systemägare för att testa och meddela eventuella problem efter systemuppgradering och liknande. Om webbpubliceringssystemet uppgraderas ansvarar kommunikationsfunktionen för tester och felsökning.
Egenutvecklade funktioner
Utgångspunkten när vi utvecklar funktioner är användarnas beteenden och vi anpassar vår webbplats och våra funktioner efter dem och vad som underlättar deras vardag.
Nya funktioner testas i olika webbläsare och enheter innan lansering.
Vi användartestar i den mån vi har möjlighet, så att vi vet att de funktioner och tjänster vi erbjuder är enkla att använda.
I första hand utvecklas funktioner som går att använda på flera webbplatser i webbfamiljen.
Mätning och uppföljning
Utveckling av webb ska göras utifrån användarnas behov. För att säkerställa det ska webbens innehåll kontinuerligt mätas, följas upp och utvärderas så att vi säkerställer att de bidrar till effektmålen. Mätningarna analyseras och ligger till grund för den utveckling och de förändringar som görs.
När vi tar reda på hur webbplatserna fungerar för användarna, gör vi det i olika perspektiv för olika delar, kopplat till mätplaner.
Övergripande nivå
Hur väl webbplatsen fungerar för de prioriterade målgrupperna (hur lätt är det att få svar på sina frågor och utföra sina ärenden).
Delnivå
Mer detaljerade sakfrågor för enskilda sidor/delar.
Sakfrågenivå
Kampanjer och riktade kommunikationsinsatser.
Arkivering
Innehållet på våra webbplatser ska arkiveras enligt gällande arkivlagstiftning.
Arkiveringen hanteras inom förvaltningen av webbsystemet.
Senast uppdaterad:
Publicerad:
Tack för ditt svar!
Berätta gärna vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss. Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.
Om du ändå skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av Kommunstyrelsen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.
Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.
Tack för ditt svar!
Du har nu hjälpt oss att förbättra våra webbplatser.