Gå till innehåll
  • Start
  • / Webbriktlinjer för intranät

Webbriktlinjer för intranätet

Webbriktlinjer för intranätet gäller för Örebro kommuns interna webbplats, intranat.orebro.se.

Syfte och effektmål

Örebro kommuns intranät ska bidra till en effektivare vardag och bättre koll på helheten.

Effektmål

  • Intranätet ska ge bättre stöd i vardagssituationer. De anställda ska uppleva att intranätet är ett effektivt stöd i vardagen som gör att de får mer tid för ”det verkliga arbetet”.
  • De anställda ska uppge att de ofta eller mycket ofta hittar det de letar efter på intranätet
  • De anställda ska uppleva att det är enkelt att förstå innehållet, känna till och veta vad man förväntas göra och vad som gäller som anställd i kommunen
  • De anställda ska uppleva att intranätet är ett bra verktyg för att snabbt få koll på, och förståelse för, vad som händer runt omkring dem och hur det påverkar helheten.
  • Antalet kommentarer, tips, frågor och inlägg och annat som föder dialogen på intranätet ska öka – och det ska upplevas som att det tillför den anställde ett värde.
  • De anställda ska besöka och använda intranätet minst en gång i veckan.
  • Utskriften och utskick av papper ska minska genom fler digitala formulär och elektroniska tjänster.

Målgrupper

Målgrupp för intranätet är medarbetare och chefer på Örebro kommun. I intranätets effektkarta Pdf, 2.3 MB. finns följande målgrupper/roller beskrivna med dess olika behov:

Administratören

Jag vill sköta min administration snabbt och enkelt så att jag kan fokusera på det verkliga arbetet.

Till exempel ansöka om semester, fylla i förlorad arbetsförtjänst, sjukanmälan, traktamente, boka resor, boka lokal etc. För vissa är administration den enda anledningen till att använda intranätet.

Den undrande

Jag vill ta reda på...

Vill veta hur någonting fungerar eller vad som gäller. Letar ibland på uppdrag av någon annan och ibland för egen del. Nyanställda besöker ofta intranätet som denna målgrupp.

Spanaren

Jag vill känna att jag har koll och är uppdaterad.

Går in för att få överblick och se om det finns något nytt att ta del av. Allt från nya nyheter och protokoll till meddelanden från IT om att något inte fungerar.

Samarbetaren

Jag vill samarbeta med andra.

Kan vara en chef som ska bidra med sin del till en övergripande verksamhetsplan eller en politiker som jobbar i ett projekt tillsammans med andra politiker och tjänstemän.
Kan även vara ett nätverk av t.ex. administratörer som vill utbyta erfarenheter.

Spridaren

Jag vill sprida information till andra.

Vill sprida information till andra genom t.ex. att publicera en nyhet. Kan även vara att publicera en ny rutin.

Roller och ansvar

Det dagliga arbetet sker i redaktionsform med en intranätredaktion (webbstrateg, webbredaktör och webbassistent). Därutöver finns en större redaktion inom kommunikations­funktionen samt publicerare ute i verksamheterna.

Kommunikationsfunktionen har det övergripande ansvaret för intranätet. Det innebär ansvar för:

  • Samordning (redaktörskap)
  • Struktur, design och grafisk form
  • Statistik och webbanalys
  • Webbutveckling
  • Utbildning och support inom webbpublicering
  • Behörigheter (tilldelning)
  • Förvaltning av intranätet inom webbobjektet
  • Publicering av innehåll som rör alla eller så gott som alla medarbetare.

Information som berör färre medarbetare t.ex. en avdelning eller enhet, ett nätverk eller ett projekt hänvisas i första hand till intranätets grupper där verksamheterna själva kan skapa och hantera information. Om funktionerna som finns i grupper inte är tillräckliga kan verksamheterna ha egna publicerare.

Publicerare i verksamhet

För att ta ett publiceraruppdrag ska publiceraren uppfylla dessa kriterier:

  • Vara anställd i Örebro kommun.
  • Ha god datorvana och vara en duktig skribent.
  • Gå en utbildning i webbpublicering.
  • Ha kunskap om och hålla sig uppdaterad om kommunens webbriktlinjer, skrivregler, informations- och säkerhetspolicy samt gällande lagstiftning.

Publicerare går igenom webbplatsens fil- och bildarkiv minst en gång per halvår. Vid genomgången ska inaktuella nyheter avpubliceras och inaktuella filer och bilder som inte används på någon sida tas bort.

Om en person inte längre ska ha uppdraget som publicerare eller byter arbetsplats, ansvarar hens chef för att informera kommunikationsfunktionen.

I övrigt gäller de regler som finns i de övergripande webbriktlinjerna under rubriken Ansvar.

Innehåll

En generell regel är att innehållet på intranätet handlar om kommunens verksamhet och har ett tydligt intresse utifrån målgrupperna; medarbetare och chefer.

Innehållet ska vara aktuellt och uppdaterat. För att säkerställa detta ska alla sidor samt fil- och bildarkiv gås igenom en gång per halvår. Vid genomgången ska inaktuellt innehåll uppdateras eller tas bort.

Innehållet ska regelbundet bedömas och korrigeras utifrån inkomna synpunkter från användare och användning.

Innehållsansvarig

För varje sida ska en innehållsansvarig person utses. Innehållsansvarig ska alltid vara en person som är anställd på Örebro kommun. Den som är innehållsansvarig ansvarar för att gå igenom sidan en gång per halvår och meddelar publicerare (egen eller kommunikationsfunktionen) om sidor eller innehåll ska tas bort eller ändras. 

Sekretess

Intranätet ska inte innehålla sekretessklassad information.

Nyheter

Nyheter används för tillfällig information. Nyheter kan publiceras på förvaltningsnivå eller kommungemensam nivå. Det finns även nyheter som vänder sig till chefer. Alla nyheter på intranätet har Örebro kommun som avsändare.

Målgruppen för nyheter på intranätet är medarbetare och/eller chefer. Det innebär att samma nyhet inte publiceras på intranätet och på orebro.se utan att anpassas för de olika målgrupperna.

Tillgänglighet och lagar

Som offentlig myndighet är kommunen enligt lag skyldig att ha hög tillgänglighet på sina webbplatser. Det innebär att vi ska göra allt vi kan för att säkerställa att användarna kan ta del av och förstå innehållet, oberoende av utrustning, webbläsare och hjälpmedel.

Kommunens webbplatser ska följa standarder och vara byggda utifrån gällande lagstiftning och rekommendationer inom webb, tillgänglighet och informationssäkerhet.

Örebro kommun följer:

För att säkerställa tillgänglighet valideringstestar vi regelbundet våra webbplatser.

Dialog och samarbete på ett socialt intranät

På intranätet finns sociala funktioner i syfte att främja dialog och samarbete.

En generell utgångspunkt för vårt sociala samspel på intranätet är att samma lagar och regler som finns i verkliga livet också gäller på intranätet samt att intranätet inte är en arena för politiska diskussioner.

Kommentarer och inlägg får inte innehålla:

  • Kränkningar, förtal, personliga angrepp eller förolämpningar.
  • Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier.
  • Olovliga våldsskildringar eller pornografi.
  • Uppmaningar till brott eller annan brottslig verksamhet.
  • Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material.
  • Svordomar eller obscena ord.
  • Kommersiella budskap eller reklam.
  • Sekretessbelagd information.

Kommentarer som bryter mot något i ovanstående lista ska tas bort. Brottsligt innehåll polisanmäls.

Registrering av personuppgifter

Om vi samlar in personuppgifter för hantering i register, ska vi i anslutning till det på webben, beskriva vilka typer av uppgifter som lagras, syften, användningsområden och i vilka fall informationen samkörs med andra register. Användaren ska ha möjlighet att aktivt godkänna användningen av uppgifterna för ändamålet.

Exempelvis anmälan till kurs eller e-tjänst, medborgardialog, enkäter.

Målgruppsanpassning

Vi utgår från behovet hos målgrupperna/användarna när vi tar fram innehåll och bygger funktioner och informationsstrukturer. Användarbehovet har vi tagit reda på genom effektkarta och regelbunden uppföljning av användning av webbplatserna.

Målgruppernas behov styr hur webbplatserna ska fungera och vad de ska innehålla.

På webbplatsen ska det alltid tydligt framgå vem/vilka som är avsändare och det ska finnas kontaktuppgifter.

Designprinciper

Vi följer Designprinciper för offentliga digitala tjänster som ursprungligen tagits fram av brittiska regeringen.

Designprocessen måste börja med att vi hittar och förstår användarnas behov. Tjänsterna måste bygga på deras behov – inte på hur våra interna processer ser ut. För att förstå behoven på djupet måste vi utgå från fakta, inte från lösa antaganden. Vi bör också komma ihåg att det användarna efterfrågar inte alltid är vad de behöver.

Människor kommer till våra sajter för att lösa uppgifter utifrån de behov de har – inte för att planlöst surfa runt. Att fokusera på behoven gör att vi kan koncentrera oss på det som ger mest värde för pengarna.

Myndigheter ska bara göra det som bara myndigheter kan göra. Om någon annan gör det – länka. Om vi kan erbjuda resurser som kan hjälpa andra att bygga saker ska vi göra det, till exempel tillhandahålla öppna data. Vi bör koncentrera oss på själva kärnan.

Vi bygger bättre tjänster och sparar pengar genom att använda våra resurser där de gör mest nytta.

I de flesta fall börjar vi inte från noll. Våra tjänster används redan och vi kan lära oss av användarnas verkliga beteende. Vi ska också fortsätta att lära oss om användarnas verkliga beteende genom att använda prototyper och tester med användare under utvecklingen. De val våra användare gör när de använder våra webbplatser ska återspeglas i vår design.

Här finns den stora fördelen med digital design: vi kan se och lära från användarnas beteende, och låta systemet anpassas utifrån hur människor beter sig, snarare än att tvinga människor att anpassa sig till ett system som vi designat på förhand.

Att få något att se enkelt ut är lätt. Att göra något som är enkelt att använda är mycket svårare, särskilt när de bakomliggande systemen är komplexa. Samtidigt är det vad vi borde göra.

Med stor makt följer stort ansvar. Det finns oftast inget alternativ till att använda våra tjänster. Om vi inte anstränger oss för att göra dem enkla och användbara missbrukar vi vår makt och slösar med folks tid.

Bästa sättet att göra effektiva tjänster är att börja i liten skala och sedan iterera (göra om i flera steg). Gör en “minsta livskraftiga produkt” och låt användare testa. Utveckla i versioner från Alfa till Beta till lansering genom att förbättra och lägga till funktionalitet utifrån användares återkoppling.

Att iterera minskar risker: dels minskar risken för stora misslyckanden, dels kan mindre misstag bli lärdomar. Vi undviker också den 200 sidor långa kravspecifikationen som kan bli ett hinder för att komma framåt. Här ser vi återigen fördelen med digital design: vi bygger inte motorvägar utan har möjlighet att ändra saker i efterhand.

Tillgänglig design är bra design. De produkter och tjänster vi utvecklar ska vara så inkluderande, läsbara och begripliga som möjligt. Det spelar ingen roll om något “elegant” behöver offras. Vi ska inte vara rädda för att göra saker övertydliga och vi ska inte förnya webbdesign från grunden. Vem som helst ska kunna förvänta sig att använda våra tjänster, det spelar ingen roll vilken funktionsförmåga hen har.

Vår design är för alla i samhället, inte enbart för vana webbanvändare. Snarare kan vi räkna med att de som behöver använda våra tjänster är de som har svårast att använda dem. Om vi tar med deras behov från början utvecklar vi tjänster som är bra för alla.

Vi designar inte för en skärm, vi designar för människor. Vi behöver då fundera ordentligt på i vilka sammanhang de använder våra tjänster. Är de på ett bibliotek? Använder de en telefon? Är de vana Facebook-användare men ovana vid andra sociala nätverk? Är det första gången de använder webben?

Vi designar för en bred grupp människor som använder olika teknik och har olika behov. Vi behöver försäkra oss om att vi förstår de tekniska och praktiska sammanhang där våra tjänster används. Annars riskerar vi att bygga fantastiska tjänster som inte är relevanta i människors liv.

Våra tjänster finns inte enbart på våra webbplatser. Det kan börja med att användaren googlar och sluta med att de hämtar något på posten. Vi måste designa för det, även om vi inte kan ha kontroll över alla steg i processen. Vi måste också acceptera att användarna när som helst förväntar sig att vi erbjuder en ny typ av digital tjänst, och vi får då anpassa oss till det.

Vi ska inte tänka webbplatser, vi ska tänka digitala tjänster. Just nu är webben oftast det bästa sättet att leverera digitala tjänster, men det kan förändras snarare än vi tror.

Vi bör använda ett gemensamt språk och gemensamma designmönster när det är möjligt. Det hjälper människor att bli bekanta med våra tjänster. Om det inte är möjligt ska den bakomliggande filosofin vara densamma, så att användarna har en rimlig chans att förstå hur de ska använda tjänsterna.

Detta är inte tvingande krav. Vi bygger inte perfekta tjänster enbart på rutin och det går inte att förutse varje tänkbart scenario och ha vägledningar för dem. Olika förutsättningar gäller för olika tjänster. För användarna av våra tjänster är det viktigt att förstå och lita på oss även i den digitala världen. Då underlättar det om vi har ett konsekvent förhållningssätt när vi utformar våra tjänster.

Vi bör dela med oss av det vi gör så ofta som möjligt – med kollegor, användare, hela världen. Vi bör dela kod, designlösningar, idéer, avsikter och misslyckanden. Ju fler som granskar en tjänst desto bättre blir den – fel hittas, bättre alternativ föreslås, ribban höjs.

Ett skäl för öppenhet är att mycket av det vi gör vore omöjligt utan öppen källkod och öppenheten i webbvärlden. Vi bör därför ge tillbaka. Det främsta skälet är dock att öppenhet ger bättre tjänster, som folk förstår och som folk kan granska. Om vi ger bort vår kod får vi bättre kod tillbaka. Om vi bjuder på våra misslyckanden, förhindrar vi att de upprepas av andra.

Grafisk webbmanual

Grafiska webbmanualer finns för alla våra webbplatser. Dessa används framför allt vid utveckling av ny funktionalitet.

Kontakta webbstrateg via Kommunsupport om du önskar ta del av grafisk webbmanual för någon av våra webbplatser.

Webbadresser – URL

URL för sidor på intranätet: intranat.orebro.se/sökväg + kortnamn

Direktadresser

Webbstrateg/webbredaktör fattar beslut om direktadress. Varje direktadress ska ha en person som ansvarar för adressen, tillika för innehållet på sidan.

Direktadress kan användas när det finns ett tydligt syfte och behov av en enkel adress till sidan eller visst innehåll på en sida. Exempel på när det kan vara lämpligt med en direktadress är när det finns behov av att

  • aktivt jobba med ett budskap till en riktad målgrupp, t.ex. en mässa.
  • hänvisa till en webbsida för mer information i t.ex. ett dokument eller sociala medier.

En direktadress förutsätter en regelbunden kontakt med besökare/målgrupp och marknadsföring av själva adressen.

Om en direktadress med å, ä eller ö önskas så ska det alltid finnas en alternativ adress utan å, ä, ö.

Skriva för webb

Språket ska vara begripligt och konsekvent. Ett enkelt och begripligt språk innebär att webben blir användbar och möjlig att ta del av för målgrupperna. Att skriva för webb ingår i Att skriva i tjänsten – riktlinjer för Örebro kommun.

Relation till kommunens andra webbplatser

Vi undviker dubbelpublicering så långt det är möjligt. Om informationen finns på någon annan av kommunens webbplatser hänvisar vi dit med länk.

Struktur

En strävan är att informationen ska struktureras efter informationsbehovet hos besökarna.

  • Medarbetaren ska inte behöva känna till kommunens organisation och verksamhet för att hitta den information hen behöver.
  • Strukturen ska vara konsekvent för att underlätta för besökaren.
  • Samma information ska endast finnas publicerad (lagrad) på ett ställe (men kan synas på fler ställen).

Förändringar av strukturen

Kommunikationsfunktionen ansvarar för strukturen och för eventuella förändringar.

Samarbetsgrupper

En grupp är en gemensam samarbetsyta för enheter (verksamheter, avdelningar), projekt eller nätverk. Alla användare kan skapa nya grupper och/eller gå med i befintliga grupper. Gruppen ska ha med ditt arbete i kommunen att göra och ha ett tydligt syfte.

Öppen, modererad eller sluten grupp

En grupp kan vara öppen, modererad eller sluten. Grundtanken är att en grupp är öppen, då är innehållet öppet för alla och alla kan följa eller bli medlem i gruppen och aktivt vara med och skapa innehåll.

Tydliga och beskrivande namn för bättre sökbarhet

En grupp ska ha ett tydligt och beskrivande namn för att underlätta sökbarheten. För projekt ska ordet projekt ingå i gruppens namn, och motsvarande för avdelningar och enheter.

Ansvar, bevakning och administration av samarbetsgrupp

En grupp ska ha minst en gruppadministratör som ansvarar för att bevaka och hålla innehållet uppdaterat samt att gallra, diarieföra och arkivera vid behov. Här kan du läsa mer om arkivering och gallring i kommunen. Om någon gör kränkande inlägg ska dessa tas bort så snart som möjligt.

Sekretess och integritet

Grupper ska inte användas för sekretessbelagda uppgifter. Tänk också på att respektera dina kollegors integritet både vid text- och bildpublicering.

Avsluta, ta bort och/eller arkivera

När en grupp inte längre används ska den inaktiveras och/eller tas bort. När en grupp avslutas är det viktigt att gå igenom och rensa gruppens dokument och arkivera det som ska bevaras.

Bilder

De bilder som används ska vara av hög kvalité och tillföra något till sammanhanget. Det kan handla om att visualisera en fråga, skapa en särskild stämning eller att bekräfta besökarens kunskap (att det är just den skolan, eller platsen).

Örebro kommun ska ha rättighet att publicera de bilder som vi lägger ut. Publicera ingen bild utan att säkerställa att de som är med på bilden har gett skriftligt samtycke.

Bilder ska publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.

Mer om bilder för webb finns i webbmanualen.

Profilbild

För att underlätta kontaktmöjligheter bör varje medarbetare lägga till ett foto på sig själv på sin profilsida på intranätet.

Bild på sidor och nyheter

Bilder kan användas när de tillför något till texten på sidan. Val av bilder övervägs noga och ska följa Örebro kommuns grafiska profil.

Bild på toppnyhet

Toppnyheter ska alltid ha en bild.

Dokument

Överväg om innehållet kan publiceras på annat sätt än som dokument. Dokument i andra format än HTML försvårar åtkomsten till informationen eftersom det ofta krävs extra programvara för att komma åt den.

Kommunens webbplatser ska vara åtkomliga med program som inte kostar något eller tvingar användaren att använda en viss datorplattform (öppna standarder). Om möjligt bör dokument utformas så att de enkelt kan läsas på skärm (behovet av utskrifter minimeras).

De dokument som publiceras ska vara tillgängliga enligt webbmanual.

Video/rörlig bild

Alla filmer ska vara textade. Se mer information i webbmanualen.

Rekommendationen är att alltid erbjuda ett alternativ till videon i text.

Filmer ska vara strömmade och som användare ska man inte tvingas att ladda ner ett insticksprogram för att ta del av innehållet.

Publicera ingen film utan att säkerställa att dem som är med i filmen har godkänt publicering. Det ska också finnas dokumenterat.

Videor publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.

Kompletterande visualisering

Textbaserad information kompletteras med fördel med diagram, infografik, kartor, ljud och andra visualiseringar för att göra innehållet lättare att ta till sig och förstå.

Karta

Vi använder kartan för att visualisera olika former av innehåll. Kartor används med fördel för att visa geografisk utbredning eller förekomst av olika tjänster och service.

Krisinformation

Vid en allvarlig händelse (kris/katastrof) som behöver kommuniceras internt används en krisnyhet. Den används sedan under den tid krisen pågår och uppdateras genom att ny kvalitetssäkrad information om händelsen noteras högst upp i nyheten med nytt datum/ny tid.

Sökbarhet

God sökbarhet är en mycket viktig del för att användarna snabbt och enkelt ska hitta det de är ute efter. Innehållet optimeras för att det ska ge relevanta sökträffar i interna och externa sökmotorer, läs mer i webbmanualen.

Samarbeten och reklam

Vid samarbeten med andra aktörer kring innehåll på våra webbplatser ska det alltid finnas ett huvudansvar för publicering hos någon anställd inom Örebro kommun.

På våra webbplatser länkar vi inte till kommersiella aktörer i reklamsyfte. Om vi länkar till kommersiella aktörer görs det utifrån ett innehåll som vi vet att våra användare har nytta av och förväntar sig hitta via oss – exempelvis externa utförare av service, tjänster eller liknande.

E-tjänster

Med e-tjänster menas de digitala tjänster som finns åtkomliga på våra webbplatser eller som vi länkar vidare till (där Örebro kommun är avsändare).

Krav:

  • Det ska tydligt framgå att det är Örebro kommun som är avsändare och det ska i sidhuvud eller sidfot finnas länk till den av våra webbplatser som e-tjänsten utgår från.
  • E-tjänsterna ska följa lagstiftning kring tillgänglighet, användbarhet och säkerhet.
  • E-tjänsterna ska fungera responsivt.
  • E-tjänsterna ska klara kommunens mål kring validering, nedladdningstid (page speed).
  • E-tjänsterna ska ha ett begripligt språk.
  • Det ska gå att ångra, korrigera eller få bekräftat de transaktioner som görs inom e-tjänsten.
  • Det ska gå att lämna återkoppling om e-tjänsten.
  • Det ska finnas kontaktuppgifter vid eventuella frågor.

Egenutvecklade funktioner

Utgångspunkten när vi utvecklar funktioner är användarnas beteenden och vi anpassar vår webbplats och våra funktioner efter dem och vad som underlättar deras vardag.

Nya funktioner testas i olika webbläsare och enheter innan lansering.

Vi användartestar i den mån vi har möjlighet, så att vi vet att de funktioner och tjänster vi erbjuder är enkla att använda.

I första hand utvecklas funktioner som går att använda på flera webbplatser i webbfamiljen.

Integrationer av andra system

Integrationer ska följa IS/IT-kraven samt Vägledning för webbutveckling.

Vid integrationer ansvarar respektive systemägare för att testa och meddela eventuella problem efter systemuppgradering och liknande. Om webbpubliceringssystemet uppgraderas ansvarar kommunikationsfunktionen för tester och felsökning.

Relation till andra system

Intranätet förhåller sig till många andra interna system och är en ingång till många verksamhetssystem. När det gäller kommungemensamma system som berör alla eller många medarbetare kan relationen förstärkas genom till exempel integration eller förenklad inloggning med SSO (single-sign-on).

Mätning och uppföljning

Utveckling av webb ska göras utifrån användarnas behov. För att säkerställa det ska webbens innehåll kontinuerligt mätas, följas upp och utvärderas så att vi säkerställer att de bidrar till effektmålen. Mätningarna analyseras och ligger till grund för den utveckling och de förändringar som görs.

När vi tar reda på hur webbplatserna fungerar för användarna, gör vi det i olika perspektiv för olika delar, kopplat till mätplaner.

Övergripande nivå

Hur väl webbplatsen fungerar för de prioriterade målgrupperna (hur lätt är det att få svar på sina frågor och utföra sina ärenden).

Delnivå

Mer detaljerade sakfrågor för enskilda sidor/delar.

Sakfrågenivå

Kampanjer och riktade kommunikationsinsatser.

Arkivering

Innehållet på våra webbplatser ska arkiveras enligt gällande arkivlagstiftning.

Arkiveringen hanteras inom förvaltningen av webbsystemet.

Senast uppdaterad:

Publicerad:

Kontakta Webbmanual & webbriktlinjer

Politiskt ansvar

Kontakta Örebro kommuns servicecenter

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 8–16.30

Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10

Öppettider: Vardagar kl. 10–16

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se