Meny

Om arkivvård och egenkontroll

Verksamheterna inom Örebro kommun lyder under Arkivlagen (1990:782). Enligt lagen ska en myndighet, och så även ett kommunalt bolag, ansvara för vården av sitt arkiv.

Det innebär att ansvara för att ordningen i arkivet upprätthålls och att innehållet i arkivet beskrivs och förtecknas så allmänheten lätt kan ta del av de allmänna handlingarna. Arkivvård innebär också att verksamheten ska skydda arkivhandlingarna mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, samt att se till att gallring genomförs.

De kommunala förvaltningarna och bolagen ska även följa Örebro kommuns Arkivreglemente som innehåller mer specifika bestämmelser om hur vi efterföljer arkivlagens bestämmelser.

I Örebro kommun är Kommunstyrelsen arkivmyndighet och stadsarkivet dess verkställande organ. Stadsarkivet ansvarar därmed för arkivtillsynen inom kommunen.

Syftet med tillsynen är att säkerställa att kommunens verksamheter uppfyller lagstiftningens krav på dokumenthantering och offentlighetsstruktur. Arkivtillsynen är en kvalitetshöjande process. Om den påvisar brister hos kommunens verksamheter kan stadsarkivet erbjuda råd och stöd för att tillsammans med verksamheternas personal avhjälpa dessa.

I kommunens olika verksamheter finns arkivansvariga och arkivredogörare som samarbetar med stadsarkivet i arkivfrågor.

En del i tillsynsarbetet är egenkontrollen, som är uppbyggd som en enkät, vars svar belyser i vilken mån organisationen uppfyller lagstiftningens krav på dokumenthantering och offentlighetsstruktur. Den är tänkt att utföras med jämna mellanrum.

De arkivansvariga vid myndigheten ansvarar för att egenkontrollen genomförs inom en månad från det att stadsarkivet skickat ut formuläret. En god idé kan dock vara att jobba tillsammans i en liten arbetsgrupp med arkivansvariga, registratorer och annan central administrativ personal. I samband med egenkontrollen kan det vara lämpligt att även boka möten mellan stadsarkivet och berörd personal i förvaltningen, för att räta ut frågetecken och planera utbildningsinsatser som påkallas till följd av genomförd egenkontroll.

Egenkontrollen ska inte ses som ett övervakningsinstrument, utan är menat att fungera som en kvalitetshöjande process: när egenkontrollen visar på brister hos myndigheterna, så kan stadsarkivet erbjuda råd och/eller utbildning för att tillsammans med myndighetens personal avhjälpa bristerna. Egenkontrollen ger alltså möjlighet till kontakt och dialog mellan arkivmyndighet och övriga myndigheter.

För att egenkontrollen ska ha någon praktisk effekt så kan dock stadsarkivet förelägga berörd myndighet att vidta åtgärder för att avhjälpa allvarligare brister.

Senast uppdaterad: 15 november 2016

Publicerad: 19 september 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Örebro municipality in other languages

Close

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 7-17

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Vardagar kl.10-17

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se