Arbetsdokument i W3D3

Guiden visar hur du som handläggare lägger in arbetsdokument i ärenden och öppnar dem via Office-programmen med tilläggsprogrammet Office Addin.

Handläggare arbetar vanligtvis med arbetsdokument som sedan fastställs som en handling i ärendet. Arbetsdokumentytan är en plats för ej färdigställda dokument som är kopplade till ett ärende. Här kan du arbeta direkt i Office-programmen, utan att dokumenten sparas lokalt på datorn. I stället lagras dokumenten i W3D3, vilket säkerställer att de är tillgängliga och spårbara.

Arbetsdokument kan skapas från en mall i W3D3 eller utgå från ett redan befintligt dokument. Längst ned i guiden hittar du instruktioner hur du fastställer dokumentet till en handling på ärendet.

Tilläggsprogrammet Office Addin för W3D3 finner du i Software center.

Visa arbetsdokumentsytan

1. Klicka på ikonen för arbetsdokument. I det nya fönstret visas alla de arbetsdokument som finns på ärendet.

Skapa nytt arbetsdokument från mall i W3D3

1. Klicka på skapa Nytt arbetsdokument för att se alla tillgängliga mallar i serien. Välj din mall, den hamnar sen på din arbetsyta i ärendet. Arbetsdokumentet är endast synligt för handläggare på ärendet och för registratorn.

Från arbetsdokumentytan kan du till exempel registrera/fastställa ett dokument, radera filen och ändra filnamnet. Det gör du med följande knappar:

2. Klicka på dokumentets namn för att börja arbeta i det. Det öppnas då i rätt program på din dator, till exempel Microsoft Word. Du kan nu jobba i dokumentet precis som du brukar.

För att dokumentet ska sparas till W3D3 igen, ska du använda menyn Arkiv -> Spara, eller ikonen Spara.

Ladda upp arbetsdokument från datorn

Om du har börjat arbeta med ditt arbetsdokument utanför W3D3 kan du ladda upp det till arbetsdokumentytan och arbeta vidare med det därifrån. Klicka på ikonen Ladda upp arbetsdokument och sedan Bläddra för att leta upp ditt dokument på datorn.

Du kan också ladda upp dokumentet genom att dra och släppa dem direkt på arbetsdokumentytan.

Skapa nytt arbetsdokument via Office Add-in

1. Om du redan påbörjat ett dokument i Word, Excel eller PowerPoint kan du spara det som ett arbetsdokument i ett ärende i W3D3.

Klicka på W3D3-fliken i Office. Välj Spara som nytt arbetsdokument i W3D3.

2. I dialogrutan Spara som nytt arbetsdokument till W3D3 ska du:

  • Söka på namn eller Ärendenummer
  • Markera ärendet som du vill spara ner ditt arbetsdokument till
  • Klicka på Ok

3. Du kan också lägga till arbetsdokument från ett mejl Outlook, när du fått bilagor som du vill spara och arbeta vidare med från W3D3.

Markera mejlet med bilagorna. Tryck på W3D3 i menyraden och sedan på Nytt arbetsdokument.

Sök efter det ärende som arbetsdokumentet ska tillhöra. Klicka OK.

4. Klicka OK om det är korrekt ärende och e-post som anges i dialogrutan Spara som nytt arbetsdokument i W3D3.

5. Bocka i de filer du vill använda från mejlet. Du kan även välja att skapa en egen mapp för bilagorna under arbetsdokumenten i W3D3. Klicka OK.

Fastställa ett arbetsdokument till en handling på ärendet

När du har färdigställt ditt dokument är det dags att fastställa det, det gör du genom att klicka på registrera/fastställ dokument vid dokumentets funktionsrad.

Nu öppnas ett nytt handlingskort där du ska fylla i följande information:

  • Handlingsnamn: Ange ett beskrivande namn på den bifogade handlingen.
    Se verksamhetsspecifika rutiner/lathundar.
  • Handlingstyp: Välj beskrivande typ från rullistan. Se verksamhetsspecifika rutiner/lathundar.
  • Riktning: Ange Upprättad eller Inkommande.
  • Datum: Ändras eventuellt om tidpunkten inte stämmer med när handlingen inkom eller upprättades.

Senast uppdaterad:

Publicerad: