Skicka dokument för digital underskrift

Den här guiden visar hur du från Signeringsportalen skickar ett dokument för digital signering/underskrift. Den inspelade guiden visar en äldre version av signerings­portalen, men grundfunktionerna är de samma. Fullständig guide finns i guiden med text och bild.

Förutsättningar

  • Du har ett dokument redo för underskrift. Förutom att i dokumentet ange undertecknarnas namn och roll, är ett tips att även skriva ”Digitalt signerat av” vid namnen så att det tydligt framgår att dokumentet innehåller elektroniska signaturer.
  • Du har undertecknarnas e-postadress. Personnummer är inte ett krav.

1. Logga in på https://esign.orebro.se med ditt mobila BankID.

2. Klicka på Nytt. Ladda upp dokumentet som ska skrivas under via dra-och-släpp direkt i portalen eller genom att välja fil från din dator.

3. Om du ändrar dig kan dokumentet tas bort innan du skickat det genom att klicka på Ta bort dokument. Även signatärer kan raderas, via den lilla papperskorgen vid namnet.

4. Klicka på Lägg till signatär (de som ska skriva under), sök fram personen eller ange personnummer. Om personen signerat tidigare fylls övriga uppgifter i automatiskt, annars anger du för- och efternamn samt e-postadress.

5. Du kan ange en kommentar (ett meddelande) till signatärerna. Du kan även ange ett datum då dokumentet bör vara signerat, datumet är endast rådgivande och genererar en påminnelse till signatären. Dokumentet kan e-signeras även efter att datumet passerats.

Fler funktioner:

  • Du kan ange att uppdraget ska återkallas efter att sista datum ha passerat. Då kan det inte signeras efter datumet.
  • Du kan även ge tillgång till dokumentet efter underskrift, tänk på spridning av ev. sekretess eller personuppgifter innan tillgång ges.
  • Är det många som ska skriva under samma dokument så kan det vara bra at lägg till extra tom sida för att namnstämplarna inte ska täcka information i dokumentet. Vid behov så väljer du då Lägg till tomma sidor för underskriftsinformation.

6. Underskriftordning – Vid flera signatärer kan du kan vid behov ange underskriftsordning på dessa genom att dra och släppa personerna i olika grupper. Du kan genom detta bestämma i vilken ordning en signerings ska ske. Välj Mer, sen Underskriftordning och dra signatärerna i respektive ruta. Välj sen Sätt underskriftordning.

7. Klicka på Skicka. Signatärerna får ett mejl med en länk till Signeringsportalen där de loggar in och skriver under dokumentet.

Se status och hantera signeringsuppdraget

1. Under Skapade uppdrag i menyn kan du se vad som händer med dina dokument och vilka som har skrivit under eller avslagit.

Ett uppdrag kan ha följande status:

  • Pågående: Signatärerna har fått dokumentet. Här syns vilka som signerat och avslagit.
  • Klart: Dokumentet är undertecknat eller avslaget av alla signatärer
  • Återkallat: Du som skickat signeringsuppdraget har återkallat dokumentet, det vill säga avbrutit signeringen

2. Du kan avbryta signeringen genom att klicka på Återkalla. Alla signatärer blir meddelande om detta via mejl och kan inte längre se eller signera dokumentet. Du kan även skicka en påminnelse till signatären.

3. När alla undertecknat dokumentet klickar du på Ladda ner och sparar det på rätt plats. Om dokumentet innehåller känsliga uppgifter eller sekretess, se punkt fyra nedan.

4. Om dokumentet innehåller känsliga uppgifter eller sekretess, är det viktigt att inte lämna en kopia i din dator. När dokumentet är sparat ska du radera dokumentet (och signerings­uppdraget) genom att klicka på Dokumentförstöraren.

Tänk på att hantera insamling av personuppgifter och sekretessklassad information på ett säkert sätt. Använd Rutin för att skapa mapp för säker mellanlagring och skanning till W3D3.

Senast uppdaterad:

Publicerad: