Meny

Gallring av allmänna handlingar

Gallring innebär att handlingar och uppgifter förstörs. Vi som jobbar i kommunen får bara gallra allmänna handlingar om arkivmyndigheten beslutat om det. Kontrollera därför vad som står i den kommungemensamma arkiveringsplanen (KA), innan du gallrar.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Örebro kommun. Genom att fastställa den kommungemensamma arkiveringsplanen, beslutar kommunstyrelsen om vad som ska bevaras respektive gallras.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan vara i princip allt som innehåller någon form av information. Det kan till exempel röra sig om pappershandlingar, digitala uppgifter, fotografier och filmer.

När en handling har inkommit till eller upprättats av kommunen blir den en s.k. allmän handling, som allmänheten har rätt att ta del av (förutom uppgifter som omfattas av sekretess). För allmänna handlingar finns regler att följa, bl.a. avseende arkivering.

Vad får gallras?

Handlingar som får gallras står med en s.k. gallringsfrist i KA. Det betyder att de ska gallras efter en viss tid, t.ex. två år, fem år eller tio år.

Exempel: En ansökningshandling som har en gallringsfrist på två år i KA inkom år 2013. Då får den gallras i januari 2016.

Om det står "bevarande" ska handlingarna/uppgifterna sparas för all framtid.

Gallring av pappershandlingar

Praktisk hantering:

  • ​Gallring ska ske årligen.
  • Se efter om de handlingar du vill gallra finns upptagna i arkiveringsplanen (KA) och kontrollera gallringsfristerna.
  • Finns de inte med meddelar du stadsarkivet via formuläret nedan.
  • Finns de med så verkställ gallringen och fyll i gallringsdokumentet nedan. Gallringsdokumentet redovisar bl.a. vilka handlingar som har gallrats och vilket datum gallringen utförts.
  • Gallringsdokumentet diarieförs och kommer därmed att bevaras.
  • Gäller det sekretesshandlingar som ska gallras måste säkerheten garanteras. Kontakta Upphandlingsenheten för uppgift om sekretessdestruktionshantering. Tänk på att även om det inte är sekretessuppgifter som ska gallras, så är det inte lämpligt att kommunala uppgifter sprids för vinden i återvinningskärl och dylikt.
  • Vid besök av stadsarkivets tillsynspersonal ska gallringsdokumenten för aktuell verksamhet finnas till hands.
  • Gallringen ska alltid ske ute i verksamheten. Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras.

Gallring av digital information

Observera att gallringen inte är kopplad till att själva handlingen förstörs, utan gäller även om vissa uppgifter i handlingen förstörs/raderas. Detta är viktigt att tänka på när allt fler uppgifter digitaliseras.
 
Gallring kan också vara att föra över information till ett annat medium om detta innebär:

  • förlust av information
  • förlust av möjliga informationssammanställningar
  • förlust av sökmöjligheter
  • förlust av möjligheten att fastställa uppgifternas autenticitet – äkthet.

Som exempel på detta kan nämnas att digitala uppgifter skrivs ut på papper, samtidigt som de digitala uppgifterna gallras. Därigenom kan man inte längre göra de sammanställningar och sökningar på olika variabler som var möjliga i det digitala systemet. Dessutom kan man inte fastställa äktheten av underskriften som fanns på pappret om uppgifterna läggs in digitalt genom scanning.
 
Innan gallring av digital information får ske ska bevarandeuttag ha gjorts och uttagen ska ha kontrollerats och godkänts. Läs om arkivering av digital information.

Varför är det viktigt att gallra?

Det är mycket viktigt att vi som jobbar i kommunen urskiljer vad som ska bevaras och vad som kan gallras. Annars kan de handlingar och uppgifter som bevaras försvinna i mängden av information och sökbarheten begränsas.

Senast uppdaterad: 22 maj 2017

Publicerad: 15 juli 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Örebro municipality in other languages

Close

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 7-17

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Vardagar kl.10-17

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se